Začnite účelom a rozsahom
Najprv určte, na koho sa pravidlá vzťahujú a ktoré typy ciest pokrývajú. Iný režim môže mať bežná služobná cesta, vedenie firmy, hosť, projektový tím alebo skupina.
Politika má byť dostupná cestujúcemu, schvaľovateľovi aj financiám. Každý musí vedieť, kde sa požiadavka zadáva a kto má konečné slovo.
- oprávnené osoby a cestujúci
- typy ciest a nákladové strediská
- zodpovednosť za zadanie, schválenie a doklady
Nastavte rozhodovanie pred rezerváciou
Definujte, ktoré cesty sa schvaľujú automaticky a ktoré potrebuje potvrdiť konkrétna osoba. Dôležitejšie než jeden pevný cenový limit býva jasný rozhodovací rámec: čas cesty, prestupy, batožina, flexibilita a celkové náklady.
DADEXtravel môže pri začiatku spolupráce preniesť tieto pravidlá do jednoduchého pracovného toku pre požiadavku, návrh a potvrdenie.
- schvaľovateľ a jeho zástupca
- termín, dokedy možno vystaviť
- preferencie triedy, trasy a flexibility
Myslite na zmenu ešte pred odletom
Najlacnejšia tarifa nemusí byť najvýhodnejšia, ak sa termín často mení. Politika preto môže určiť, kedy sa porovnáva flexibilná alternatíva a kto rozhoduje o vyššej cene za lepšie podmienky.
Súčasťou má byť aj jasný kontakt pre nepravidelnosť počas cesty a pravidlo, že podpora pracuje s celým itinerárom, nie iba s jedným letom.
Pravidlá pravidelne vyhodnocujte
Po prvých cestách sledujte, ktoré požiadavky sa opakujú, kde vznikajú zdržania a aké informácie financiám chýbajú. Politika má zostať krátka a zrozumiteľná; detailné prevádzkové dohody môžu byť v samostatnom pracovnom postupe.
- prehľad rezervácií a zmien
- dôvody výnimiek
- kvalita podkladov a fakturácie